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  4. Gestión de sistemas de información y archivo
  • Gestionar los sistemas de archivos convencionales e informatizados, asegurando el uso de los recursos de forma óptima, de acuerdo con las directrices recibidas, los procedimientos establecidos y la legislación vigente, en función de las necesidades de información.
  • Mantener en condiciones óptimas de funcionamiento el sistema informático, obteniendo el máximo rendimiento de los medios y aplicaciones utilizadas, a fin de gestionar las incidencias derivados del sistema informático a nivel usuario.
  • Mantener el sistema de gestión documental en condiciones de operatividad de acuerdo con los procedimientos establecidos, supervisando y actualizando sus elementos, a fin de garantizar la trazabilidad, vigencia y uniformidad de los documentos y formularios.
  • Diseñar las bases de datos básicas y no complejas relacionadas con sus actividades diarias o rutinarias, para registrar información y/o documentación en ficheros relacionales, permitiendo su enlace, consulta, búsqueda y modificación.
  • Gestionar la entrada y búsqueda de información en bases de datos de forma rápida, precisa y respetando su integridad, aplicando los criterios necesarios en consultas y/o formularios electrónicos, a fin de garantizar su actualización, vigencia y recuperación de acuerdo con las necesidades propias o las instrucciones recibidas.
  • Automatizar los resultados de la presentación de información a través de informes estandarizados, de acuerdo con directrices recibidas, mejorando de forma eficiente la calidad e imagen del servicio.
  • Sistematizar las acciones repetitivas en la gestión de la base de datos de la organización, utilizando las utilidades disponibles por la aplicación informática, y aplicando criterios de eficiencia y calidad de servicio, simplificando o facilitando la ejecución de las gestiones rutinarias.

Módulo 1.- Sistemas de archivo y clasificación de documentos

Unidad 1: El archivo. Concepto y finalidad

  • Definición de archivo 

  • Clases de archivos 

  • Sistemas de registro y clasificación de documentos 

    • Tipos de sistemas de clasificación 

    • Condiciones de los sistemas de clasificación 

    • Mantenimiento del archivo físico 

    • Principio de procedencia 

    • Definición de documento de archivo 

    • Comunicación a los empleados de los procedimientos de acceso 

    • Mantenimiento del archivo informático 

    • Procesos de conservación en los documentos digitales 

    • Selección de formatos 

    • Soportes utilizados en la conservación 

  • Planificación de un archivo de gestión de la documentación 

    • Etapas de la planificación 

    • Planificación de un modelo archivístico 

    • Aspectos para la conservación permanente de un documento 

    • Recomendaciones del Arxiu de la Universitat Pompeu Fabra para la eliminación de documentos 

    • Elaboración del manual de archivo, atendiendo a la normativa vigente, en relación con la calidad, uso y conservación de archivos 

  • Flujogramas en la representación de procedimientos y procesos 

    • Tipos de flujogramas 

    • ¿Cómo se construye un flujograma? 

    • Conversión para trazar los diagramas

Unidad 2: Utilización y optimización de sistemas informáticos de oficina. Implantación y transición de sistemas de gestión electrónico de la documentación

  • Análisis de sistemas operativos 

    • Sistemas operativos más utilizados 

    • Instalación y configuración de sistemas operativos y aplicaciones 

  • Gestión del sistema operativo 

  • Gestión del sistema de archivos 

  • Exploración o navegación 

  • Procedimientos para usar y compartir recursos 

  • Técnicas de diagnóstico y solución de problemas. Procedimientos de seguridad, integridad, acceso y protección de la información. Normativa legal aplicable 

    • Copias de seguridad y mecanismos alternativos 

    • Programas maliciosos (malware) 

    • Normativa legal aplicable 

  • Organización y funcionamiento de los centros de documentación y archivo 

    • Estructura de un centro de documentación 

    • Tipos de servicios de difusión 

  • Ventajas e inconvenientes del soporte informático frente a los soportes convencionales 

    • Intranet

    • Ventajas de los soportes electrónicos frente a los convencionales 

    • Ventajas e inconvenientes de los formatos papel y electrónico 

  • Definición del flujo documental a partir de aplicaciones informáticas específicas 

  • Diseño del sistema de clasificación general para toda la documentación 

    • Qué debe reflejar un sistema de clasificación 

    • Cuadro de clasificación 

  • Enfoques y sistemas de calidad en la gestión de la documentación 

    • Enumeración de factores de no calidad

Módulo 2.- Utilización de las bases de datos relacionales en el sistema de gestión y almacenamiento de datos

Unidad 1: Arquitectura y mantenimiento básico de equipos informáticos de oficina

  • Arquitectura básica de un ordenador: evolución, tipos, elementos y esquemas funcionales 

    • Hardware

    • Soporte físico 

    • Dispositivos de almacenamiento 

    • Discos ópticos 

    • SSD

    • Memoria flash 

    • Multimedia Card (MMC) 

    • Secure Digital (SD) 

    • Software

    • Soporte lógico 

  • Utilización de redes de área local (LAN) 

    • Ventajas

    • Tipos de redes de área local 

    • Tipología de las redes 

  • Instalación de componentes físicos de comunicaciones 

    • Tipos de componentes: estación de trabajo, proxy y repetidor 

    • Tarjetas de red, módem, dispositivos USB y concentradores (hub) 

    • Servidores, gateways (pasarelas), router y switch (conmutadores) 

    • Tipos de acceso a redes 

  • Procedimientos de mantenimiento 

    • Procedimientos de mantenimiento 

    • Estadios en la planificación del mantenimiento 

    • Niveles de información 

    • Periodicidad

    • Reposición de elementos fungibles 

    • Factores de riesgo 

    • Seguridad e integridad de la información 

    • Documentación de averías

  • Unidad 2: Bases de datos relacionales no complejas.

  • Concepto de sistema gestor de almacenamiento de datos 

    • Conceptos básicos y elementos de un SGBD 

    • Diccionario de datos 

    • Tipos de usuarios y funciones de las bases de datos 

    • Lenguajes de programación 

  • Planificación y diseño de un sistema gestor de base de datos 

    • Atributos

    • Restricciones

    • Estructura de la base de datos 

    • Modelo entidad-relación 

    • Estructura y nomenclatura de las tablas en función del contenido 

    • Reglas de integridad referencial 

    • Consejos de implementación 

    • Control de redundancia de la información 

    • Determinación de personas administradoras responsables del sistema 

    • Claves y niveles de acceso a personas usuarias 

    • Restricción de datos 

    • Niveles de consulta, actualizaciones y generación de informes 

    • Tipos de datos 

    • Propiedades de los datos 

    • Sistemas y controles de seguridad
    • Mecanismos de control de acceso

Unidad 3: Búsqueda de la información de las bases de datos

  • Tipos y estructura de una base de datos 

    • Tipos de bases de datos 

    • Estructura de una base de datos 

    • Tablas

    • Formularios

    • Consultas

    • Macros

    • Módulos

  • Principales funciones de aplicaciones informáticas de gestión 

  • Operaciones básicas de bases de datos en hojas de cálculo 

    • Ordenación

    • Filtrado

    • Filtros avanzados 

    • Validaciones

    • Formularios e informes 

    • Subtotales

    • Consolidaciones e informes de tablas y gráficos dinámicos 

    • Vinculación de hojas de cálculo u otro tipo de tablas con bases de datos 

  • Comandos. Conceptos generales 

  • Los gráficos. Conceptos generales 

    • Tipología

    • Asistente para gráficos 

  • Sistemas gestores de bases de datos. Definición 

  • Funcionalidades de simplificación de datos 

    • Informes y formularios

Unidad 4: Búsqueda avanzada de datos. 

  • Consultas. Elementos de lenguajes de consulta de datos
  • Crear una consulta en vista diseño
  • Consultas sencillas
  • Concatenar campos
  • Introducción de criterios 

    • Elementos para introducir criterios 

    • Criterios de ejemplo y su descripción 

    • Campos calculados 

    • Elementos de lenguajes de consulta de datos: SQL 

  • Creación, desarrollo y personalización de formularios 

    • Autoformulario

    • Asistente de formularios 

    • Formulario en vista Diseño 

    • Sub formularios 

  • Creación, desarrollo y personalización de informes 

    • Proceso a seguir para crear un informe 

  • Creación y uso de controles 

    • Concepto y tipos 

    • Controles calculados 

    • Asistente para controles 

    • Asignación de acciones 

  • Procesos de visualización e impresión de archivos, formularios e informes
    • Modos de visualización: vista Diseño y vista Formulario
    • Impresión de un formulario o informe

Unidad 5: Sistematización de acciones repetitivas en las bases de datos

  • Creación de macros básicas 

    • Comandos disponibles en la vista Diseño del Generador de macros 

    • Grabar macro 

    • Ejecutar macro 

    • Crear una macro en modo Diseño 

    • Grupos de macros 

    • Crear una macro incrustada 

    • Asignación de macros a controles 

    • Editar una macro 

    • Generación y exportación de documentos HTML u otros
    • Páginas de acceso a datos
    • Importar o vincular datos y objetos
    • Importación y vinculación a datos desde otra base de datos de Access
    • Importar datos de otra base de datos de Access
    • Vincular a datos en otra base de datos de Access
  • Personalización del interfaz de usuario de sistemas gestores de bases de datos
    • Visualizar barras de herramientas
    • Crear barras de herramientas
    • Comandos
    • Asociar barras de herramientas a formularios o informes
    • Opciones de inicio

 

 

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